採購工作主要為企業提供生產與管理所需的各種物料,採購管理就是對採購業務過程進行組織、實施與控制的管理過程。 企業的採購工作相當重要,並且也非常繁雜。 相當多的企業採購人員經常因採購工作中的一些瑣事而影響了採購工作的效率,對採購工作的主要控制要素:物品供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付,幾乎沒有時間與精力去研究採購市場與開發供應商,更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈。 ERP 的出現為採購工作注入了強大的活力,提供了管理與技術並舉的解決方案。 應該說,在諸多營業單位的 ERP 推廣與應用中,採購部門是見效最快的部門之一。

☛ 採購業務的作用

採購管理在企業經營管理中佔據非常重要的位置。 任何企業要向市場提供產品或服務都離不開原材料或消耗品的採購。 對於製造業來說,物料成本占整個產品成本的比重較大或非常大。 例如,石油煉油企業的原材料成本占銷售額的 80%,對於幾乎佔用最少原材料費的製藥業,其原材料成本也佔了近 30%。 大多數製造業的採購原材料成本都占其銷售額的一半以上。 由此可見採購管理在企業管理中的份量了。 當然,更重要的還是企業的採購部門必須適時、適量、適質、適價地完成採購任務,為生產部門提供生產所需要的原材料 ( 或外加工件 )。

考慮到材料在產品中的費用份額,因此採購部門必須想方設法降低材料的採購成本,同時還必須考慮物料的庫存。 大量物品庫存積壓,意味著物料的庫存成本增加,資金佔用增加。 降低材料成本與提高採購作業的質量已成為了每個企業所追求的目標。

☛ 採購業務概述

採購業務的內容與作業程式大致如下:

⑴ 接受物料需求或採購指示

物料需求大部分來自於生產計劃產生的需求,採購部門必須按物料規格、數量、需求時間及品質要求提供給生產部門。 對要求外協加工的物料,由生產技術部門 ( 或生產部門 ) 與採購部門共同確定外加工方案,或者由採購部門主要確定外加工方案,因為採購部門對市場的加工能力、供應情況更加瞭解。 另外,部分物料不是由生產部門 ( 或計劃部門 ) 提出需求,而是由庫存部門提出,因為部分物料是按訂貨點控制需求的。 這部分物料多為固定消耗料。

⑵ 選擇供應商

供應商處於企業供需鏈的供應端,從這個意義上來說,供應商也是企業資源之一。 採購部門掌握越多的供應商,企業的供應來源就越豐富。 當然,供應商多並不一定優,現代管理的管理思想趨向於 “ 供應商是合作關係 ” 或 “ 合作夥伴 ” 的關係。 企業在選擇供應商時一般來說要考慮三個要素:價格、品質和交貨期。 傳統企業與供應商的關係是一種短期的、鬆散的、競爭對手關係,這樣一來會出現價格上的波動、品質上的不穩定及供貨期的不可靠現象。

現代企業管理者們意識到供應商對企業的重要影響,把建立和發展與供應商的關係作為企業整個經營戰略的重要部分,與供應商共同分析成本與品質因素,並向供應商提供技術支援。 尤其是在 JIT 生產方式下,要求供應商在需要的時候按需要的數量提供優質產品。 因此,在 JIT 方式下,這種合作關係要求更穩定、更可靠。

ISO 9000 質量保證與管理體系,要求企業對分供方 ( 即供應商 ) 進行評估,並向分供方 ( 供應商 ) 提供全部的品質與技術要求,説明分供方 ( 供應商 ) 進行品質改善。 這也體現了企業與供應商的合作關係。 但企業對供應商太過於依賴也會產生供應商缺乏競爭力,而且企業的風險也會增加。 一般地說,企業對每種物料的供應至少要保持兩家供應商較為合適。 當然,企業要根據自身的特點與市場的環境制訂合適的策略。

⑶ 下達訂單

根據物料需求計劃制訂採購計劃,並根據採購計劃選擇供應商,下達採購訂單。 這要求採購人員必須將材料的品質要求、數量要求及交貨時間要求準確無誤地下達給供應商。 因此,採購人員除了應具有採購專業知識外,還要熟悉企業所需求的材料技術與製造工藝知識。 當然,企業的品質管理人員、技術人員及計劃人員都要對採購工作給予充分的支援。

⑷ 訂單跟蹤

採購員發出採購訂單后,為了保證訂單按期、按質及按量交貨,要對採購訂單進行跟蹤檢查,控制採購進度。

⑸ 驗收貨物

採購部門要協助庫存與檢驗部門對供應商來料進行驗收,按需收貨,不能延期也不能提前,平衡庫存物流。