採購系統的運作流程如下:

⑴ 建立供應商資源

首先建立供應商檔案,同時對首選、次選等供應商加以分類,並建立供應商的供應物品明細 ( 品種、價格、供應期、運輸方式等 ),資料最終必須進行確認才有效。 系統在執行採購訂單下達時,要讀入相應的供應商資料。 供應商是採購系統的基本資料,並且還要初始化供應商的有關賬務資料。 初始化完成之後才能處理採購業務。

⑵ 生成採購計劃

根據 MRP 物料需求計劃及庫存系統生成的物料需求 ( 訂貨點控制、訂貨週期控制等生成請購計劃 ) 來生成採購計劃 ( 或採購建議訂單 ),並綜合考慮物料的訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請,進行系統自動物料合併,也可以人工干預和修改。 另外,有些原材料的採購提前期很長 ( 有的進口件要半年以上的採購週期 ),因此有可能超過主生產計劃制訂週期。 這類的採購計劃應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間,然後制訂材料的中期或長期採購計劃。

⑶ 詢價及洽談

該過程是落實採購訂單的採購供應商。 採購業務人員廣泛利用市場的採購供應資源,進行價格諮詢並商談有關的交貨數量、交貨期、品質要求與技術要求,落實每種物料的供應商。 對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程,經過相應的評審並合格後才能作為許可採購的供應商。

⑷ 生成用款計劃

生成採購計劃後,系統自動生成用款計劃,並根據詢價結果進行維護。 由財務部門對用款進行確認,之後反饋意見給採購部門。

⑸ 下達訂單

根據訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合併,生成採購訂單,並經過確認后即可進行訂單輸出,最後下達給供應商,也可以網上發佈訂單。 對於臨時追加的採購任務,可以通過與供應商協商直接下達採購訂單。

⑹ 採購訂單跟催

採購業務人員對下達的採購訂單按計劃進行跟蹤,系統也可以設置跟蹤的時間週期,形成訂單跟催計劃。 在跟催過程中,要瞭解供應商的生產進度及質量情況,並及時對供應商給予支援。

⑺ 來料驗收

由採購業務員對來料按訂單與發票進行驗收,並錄入收貨單與發票。 也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程,直接由來料檢驗人員 ( 或物料管理員 ) 對來料按訂單驗收,並對不按計劃交貨的供應商進行管理控制 ( 拖期、提前 )。

⑻ 結帳與費用核算

結帳付款工作應由採購部門配合財務部門來完成,並根據物料的採購結算單據和對採購各種費用的分攤,計算出物料的採購成本。

⑼ 採購訂單結清

在採購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后,要及時結清採購訂單。 有些系統有自動結清功能,並可以設置結清的類型:交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。 一般系統按付款結清的方式處理。 也可以進行強制結清。

⑽ 系統基礎數據維護

採購系統的基本數據有採購員資料、供應商資料、採購提前期以及業務流程設置。 對這些數據應及時加以維護。

採購系統的業務流程如下圖所示:

採購系統的業務運行流程如下圖所示:

☛ 採購系統帶來的效益

採購系統的實施可以給企業採購部門的管理工作帶來的顯著變化與改善,主要表現在下列幾個方面:

⑴ 提高採購工作效率。 例如,催促已下訂單的時間可以從實施前佔總時間的 50% 下降到 12%,日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

⑵ 流程變革帶來的效益。 例如,採購可以直接完成發票錄入、驗收貨物等工作,而非生產的一般性物資也可以由其它營業單位自己完成,這些都會帶來流程效益。

⑶ 較少檔流轉,提高處理資訊的效率。

⑷ 提高業務人員素質。 有統計表明,實施 ERP 後,採購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化,業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從 28% 增加到 36%,而總的採購成本可以下降 5%。 這就說明實施 ERP 系統會提高採購人員的工作效率和素質。

⑸ 提高基礎管理工作水準。 採購業務的規範性將得到加強,採購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基管理礫工作。

☛ 採購系統與其他業務系統的關係

採購管理系統與物料需求計劃、庫存、應付帳管理、成本管理等系統有密切關係。 簡要概述如下:由 MRP、庫存等的需求產生採購需求 ( 請購 ) 資訊,採購物料收貨檢驗後直接按分配的庫位自動入庫,物料的採購成本計算和賬款結算工作由成本及應付賬系統完成。

採購系統與其他業務系統的關係圖如下所示: