企業庫存管理業務主要有對物料的收發管理工作,根據物料的不同物理與化學屬性做好物料存儲與防護工作,降低各種庫存管理費用,分析並提供庫存管理所需的各種數據報表等。 ( 參考下圖 )

☛ 物料出入庫和移動管理

⑴ 物料的入庫

採購訂單的來料入庫根據採購訂單來接受物料 (安排檢驗 ),辦理入庫手續,開收料入庫單 ( 收貨單、入庫單 ),分配材料庫存貨位,同時監督來料是否與訂單相符。 有些 ERP 系統可能將來料的收貨、入庫等併入採購子系統中,並由採購組織收料。 具體的業務流程要根據 ERP 軟體流程、管理思想及企業的具體情況 ( 如組織架構、職能要求、人員素質、成本、效率等 ) 進行業務變革,即進行業務流程重組。 對於其他情況的來料收貨和入庫,其系統的處理流程與採購訂單的來料收貨和入庫不同。 此類材料入庫無需採購訂單,經過審核收貨且檢驗合格后,既可安排入庫 ( 進行倉庫、貨位分配 )。 這兩種情況的處理流程不同,因而操作許可權也分別不同,但都可以在錄入發票后,自動產生記賬憑證 ( 記入材料採購、應收款、庫存材料科目等 )。

入庫業務還包括生產完工入庫、生產剩餘物料入庫以及銷售退貨入庫。 這幾種入庫在庫存子系統中分別按不同的流程來處理,對各種入庫方式都可以通過自定義來實現。 完工的物品有成品與半成品。 生產完工入庫後進行生產成本的計算,數據轉入財務子系統處理。 銷售退貨有不同的處理方式,例如扣減貨款、換貨等處理,相關數據都轉入財務子系統。

⑵ 物料的出庫

物料出庫有生產領料、非生產領料與銷售提貨。 生產計劃的領料按車間訂單 ( 加工單、工票或組裝計劃,它們都來源於主生產計劃 ) 與分工序用料,並可以根據物料清單 ( BOM ) 與工藝路線自動生成工序領料單。 非生產領料有多種形式,系統都可以自由定義領料的類別。 銷售提貨按銷售訂單或合同生成出貨單據,並可自動生成銷售訂單與合同的出貨單。 生成的銷售出貨單可以追溯相應的資料,如單據、訂單、生產加工單與原材料資訊,從而實現了 ISO 9000 質量體系的管理要求。 這些過程都可以給財務子系統傳遞相關數據及生成財務記帳憑證。

有時還會涉及特殊物料發料,如印刷業的紙張、冲壓業的鋼板以及服裝業的布料等發料,這些過程涉及了物料的發料排版及餘料管理等功能,屬於行業性的特殊要求。 如果庫存管理子系統沒有相應的處理功能,也可以考慮軟體的二次開發工作。

⑶ 物料的移動管理

物料的移動是庫存之間 ( 有時會在分廠之間和分公司之間 ) 的物料調撥,這種物料可以不經過檢驗 ( 但經過長途運輸也要檢驗,可以通過設置系統參數進行控制 ),也可以根據系統參數設置要求生成憑證 ( 如果是財務的材料明細帳還應分倉庫核算 )。

☛ 庫存物料管理資訊分析

從各種角度對庫存物料資訊做分析,例如日常的物料進、出、存的業務數據分析,物料佔用資金分析,物料來源和去向分析,物料分類構成分析等,並可以分析各種庫存管理指標,如庫存管理策略中的各種周轉率、可供應時間等。 這些資訊對企業的庫存與其他管理工作有監督和促進作用。

庫存子系統通過對庫存物品的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制和管理,幫助企業的倉庫管理人員管理庫存物品,以達到降低庫存,減少資金佔用,杜絕物料積壓與短缺現象,提高客戶服務水準,保證生產經營活動順利進行的目的。 庫存管理子系統從級別、類別、貨位、批次、單件、ABC 分類等不同角度來管理庫存物品的數量、庫存成本和資金佔用情況,以便使用者可以及時瞭解和控制庫存業務等各方面的準確數據。 對庫存管理子系統與採購、生產、銷售、成本及總帳等子系統之間密切的數據傳遞進行管理。 例如:採購物料通過庫存接受入庫,生產所需原材料和零部件通過倉庫發放,銷售產品由成品倉庫發貨,庫存物料成本及佔用資金由成本和總帳管理來核算等。

庫存管理子系統與其他業務子系統的關係如下圖所示: